Написали свой сервис учёта и сэкономили до 30 часов в месяц своим менеджерам
и упростили работу проектных менеджеров
IT, веб-разработка
Россия
2026
Услуги
Технологии
Сложность
Время разработки
3 месяца
Команда
1 PM, 1 fullstack-разработчик, 1 frontend-разработчик, 1 QA
Статус проекта
Проект реализован и продолжает развиваться
О клиенте
Клиентом на этом проекте выступали мы сами: IT-компания, которая занимается разработкой веб-сайтов, мобильных приложений и сервисов в секторе B2B. Основные направления разработки: e-commerce, edtech, fintech.
Менеджеры проектов и руководители компании долгое время фиксировали и анализировали важные проектные данные через внешние сервисы. Чем больше данных становилось, тем сильнее ощущалась потребность аккумулировать всё в одном месте.
Поэтому мы решили разработать дашборд, который должен был заменить около 7 Google-таблиц и часть функционала сервиса «Финтабло», а также автоматизировать контроль бюджетов проектов и упростить сбор и анализ статистики по всем проектам компании.
Разработать удобный инструмент, который позволит:
- контролировать затраченное время по проектам;
- фиксировать и вести учёт входящих и исходящих денежных операций;
- контролировать остаток по авансовым платежам и дебиторскую задолженность;
- собирать и анализировать статистику по проектам и специалистам — суммарно и отдельно;
- минимизировать ручной труд менеджеров и снизить влияние человеческого фактора при учёте и контроле финансовых показателей.
Решение
Для выполнения задачи мы разработали несколько модулей.
- Система контроля проектного времени. Интеграция с Kaiten позволяет автоматически выгружать затраченное по проектам время в дашборд и ежемесячные таблицы. Это экономит время проектных менеджеров и снижает риск ошибок при ручном переносе данных.
- Модуль учёта финансов. Модуль работает как аналог «Финтабло»: фиксирует поступления, оплаты и переводы, связывает операции с контрагентами или проектами и сразу отражает платежи в таблице дебиторской задолженности. Для валютных поступлений настроили интеграцию с API Центробанка — курсы доллара и евро обновляются ежедневно.
- Раздел генерации документов. Договоры, счета и акты можно автоматически формировать на основе данных о контрагенте и затраченных часах. Менеджеру достаточно выбрать тип документа и период, проверить сумму и перечень работ, а затем отправить документ вручную или через ЭДО — интеграцию с Контур.Диадок мы тоже реализовали.
- Модуль аналитики. Отчёты показывают выручку и прибыль по компании и отдельным проектам, эффективность специалистов и подразделений, динамику плановой и фактической выручки, а также сводные данные по проектам и менеджерам.
Изначально с помощью дашборда мы хотели решить проблему ручного контроля затраченных часов, но, как это обычно и бывает, аппетит приходит во время еды. После реализации первого модуля стало понятно, что мы можем сделать гораздо больше: хотя бы частично автоматизировать документооборот, собирать статистику в одном месте и постепенно отказаться от «Финтабло» в пользу собственного решения.
Бэклог проекта продолжает расти, ведь дашборд — это не только решение моих личных болей как руководителя отдела проектного менеджмента, но и задел на будущее для всех подразделений нашей компании и высшего руководства.
РЕАЛИЗОВАННЫЙ ФУНКЦИОНАЛ
Контроль бюджетов проектов
Мы стандартизировали и упростили процесс контроля экономики проектов.
Раз в месяц ответственный обновляет данные о внутренних ставках сотрудников, а список специалистов и фактически затраченные часы автоматически выгружаются из таск-трекера компании. Менеджеру проекта остаётся актуализировать внешние ставки проекта и количество часов, выставленных клиенту.
Дефолтно все расчёты ведутся в рублях, но для валютных проектов дашборд показывает сумму, которую нужно выставить клиенту, в заданной валюте — долларах или евро. Валютная ставка ежедневно обновляется по курсу ЦБ РФ.
Контроль остатка бюджета
Для проектов с фиксированной стоимостью мы предусмотрели удобный раздел для прозрачного контроля остатка бюджета.
В начале этапа менеджеру нужно внести виды работ — колонка «Роль» в первой таблице, — количество проданных клиенту часов и внешние ставки. Затем данные о затраченных часах учитываются в таблицах 2 и 3.
Так менеджер видит, насколько корректно часы были изначально распределены между ролями и сколько средств ещё можно потратить на реализацию проекта.
Статистика по проектам
Для руководителей мы собрали несколько шаблонов отчётов, которые позволяют видеть картину целиком:
- на каких проектах самая высокая прибыль;
- где команда отгружает больше всего часов;
- какие специалисты приносят больше всего прибыли;
- какой менеджер показывает наилучшую проектную эффективность.
Все показатели можно посмотреть в динамике, сравнить периоды и сформировать гипотезы или рекомендации для улучшения процессов. Раньше на сбор подобных отчётов у руководителя уходило по 4–5 часов в месяц, а теперь это время можно тратить на более важные стратегические задачи.
Генерация шаблонных документов
Около 90 % документов по проектам шаблонные. Чаще всего в них меняются только период, сумма и контрагент. Поэтому мы решили минимизировать ручной труд и в этом процессе — для этого подготовили модуль генерации документов.
На подготовительном этапе в модуль нужно загрузить шаблоны доступных для генерации документов, подписи агентов и недостающую информацию по контрагентам.
После этого со страницы любого проекта можно перейти в раздел создания документа, выбрать или сменить привязанного к проекту контрагента, заполнить недостающие данные — сумму, дату, список работ — и сохранить документ.
При электронном документообороте счета, акты и другие документы отправляются в Контур.Диадок для обмена данными.
Контроль оплат и дебиторской задолженности
Для учёта всех полученных и планируемых оплат мы создали наглядный и удобный раздел. Он сразу позволяет увидеть, кто и сколько нам должен, у кого был аванс и какая сумма из него ещё осталась неизрасходованной.
Для удобства мы добавили фильтрацию по вкладкам, быстрый поиск и возможность перейти в отчёт, чтобы посмотреть статистику в динамике: сколько компания выручила и сколько получила за тот или иной месяц.
Этапы работы
Техническое задание
Перед стартом мы составили исходное ТЗ для MVP. Оно включало проектирование масштабируемой архитектуры, чтобы в будущем можно было относительно безболезненно добавлять новые модули и расширять существующие, а так же реализацию модулей «Проекты», «Сотрудники» и «Статистика», которые должны были решить наиболее острые проблемы: ручной и не всегда корректный учёт часов, а также трудоёмкий процесс сбора статистики для анализа.
Разработка
Мы решили активно использовать ИИ — Claude, Codex и ChatGPT — для реализации задуманных фич. В итоге за 3 недели и 70 часов мы полностью реализовали MVP и начали работать над следующим этапом — разработкой финансового модуля.
Тестирование
Проверку качества выполненных задач мы вели параллельно с разработкой новых фич. Модули были изолированы друг от друга, поэтому риск случайных багов снижался. Когда модуль был протестирован и допущен к релизу, мы переносили его на продакшен.
Первый релиз
Первыми дашборд стали использовать менеджеры проектов. Их обратная связь помогла понять, где и что стоит упростить или доработать.
Доработки и развитие
Спустя 2 месяца после первого релиза проект продолжает масштабироваться и расширяться.
Мы продолжаем работать над автоматизацией процессов и сокращать количество ручного труда для проектных менеджеров и руководителей, чтобы освободить им время для стратегических задач.
Результаты
-
Собственный инструмент за 3 месяца
За 300 часов работы команды разработали дашборд для проектного и финансового учёта.
-
Замена таблиц и «Финтабло»
Дашборд заменил 5 Google-таблиц и один внешний сервис управленческого финансового учёта.
-
Экономия времени команды
Каждый проектный менеджер экономит до 6 часов в месяц, а руководитель отдела PM — до 15 часов в месяц.
-
Меньше ошибок в учёте времени
Количество ошибок при фиксации и обработке затраченного времени снизилось на 90 %.
-
Прозрачный контроль бюджета
Контроль оставшегося бюджета стал проще, понятнее и прозрачнее для менеджеров и руководителей.
Отзыв
Вадим
Генеральный директор«Получили полностью кастомизированный сервис — и достаточно быстро»
Это наша внутренняя платформа, и я как генеральный директор крайне доволен результатом.
До её разработки данные были разбросаны по множеству таблиц и отдельной системе управленческого финансового учёта. Из-за этого было сложно собрать всё в единую картину и быстро получать нужную аналитику.
Команде удалось объединить и оцифровать эти процессы в одном инструменте, который закрывает именно наши управленческие задачи. Похожий функционал мы не нашли в готовых сервисах, а ждать доработок в них можно годами — или не дождаться вообще.
Отдельно отмечу скорость разработки: продукт удалось реализовать в кратчайшие сроки благодаря использованию современных технологий, в том числе нейросетей для кодинга. Также важную роль сыграла наша экспертиза в учёте: мы понимали не только техническую часть, но и реальные процессы бизнеса.
Важное преимущество платформы — её гибкость. Мы не ограничены рамками готового сервиса и можем постоянно масштабировать, расширять и адаптировать продукт под новые задачи компании.
В итоге мы получили собственную платформу, которая повысила прозрачность данных, удобство работы с аналитикой и управляемость бизнеса.
